Semestertider — håll din digitala närvaro igång i juli

Det är en tisdag i början av juli. Någon söker på "frisör solna" i mobilen, din profil kommer upp med texten Öppet, och hon går dit. Dörren är låst och på glaset sitter en handskriven lapp om att salongen öppnar igen den 3 augusti. Hon fotograferar inte lappen — hon går tillbaka till sökresultatet och bokar hos nästa salong i listan.

Semestern i sig kostar dig ingenting. Det som kostar är att din digitala närvaro fortsätter påstå att du är öppen, att mejlen ligger orörda i tre veckor och att ingen har bestämt vad som ska hända med dem den dag du är tillbaka. Den här guiden går igenom det lilla arbetet — en halvtimme före, ett par timmar efter — som gör att juli inte lämnar ett hål i kundflödet.

Fel öppettider är sämre än stängt

En kund som ser "Tillfälligt stängt" blir besviken i två sekunder och kommer tillbaka i augusti. En kund som ser "Öppet" och åker till en låst dörr blir irriterad, och den irritationen fastnar på ditt företagsnamn. Det är därför öppettiderna i Google-profilen är den enda punkten på den här listan som inte går att hoppa över.

Google skiljer på två sätt att hantera en stängning. Enligt Googles hjälpsida om avvikande öppettider kan du lägga in avvikande öppettider när företaget tillfälligt ändrar sina tider eller håller stängt i upp till sex dagar i rad. Är stängningen längre säger Google i stället att du ska markera företaget som tillfälligt stängt — samma sak gäller när du stänger över lågsäsong eller på obestämd tid.

För en svensk semester betyder det i praktiken: stänger du upp till sex dagar i rad lägger du in avvikande öppettider och rör inget annat. Är du borta tre eller fyra veckor är tillfälligt stängt rätt status. Det finns en avvägning där, och den ska sägas rakt ut: Google skriver på hjälpsidan om tillfälligt stängt att företag som är markerade så kan hamna efter öppna företag vid breda sökningar. Det är inget skäl att låta profilen ljuga — men det är ett skäl att välja rätt av de två i stället för att markera tillfälligt stängt för säkerhets skull.

Permanent stängt ska du aldrig röra

Det finns en tredje status, permanent stängt, och den har inget med semester att göra. Google skriver att en profil som markerats som permanent stängd fortfarande kan visas i Sök och på Maps för den som söker på företaget. Ordet blir alltså kvar framför näsan på kunder som letar efter dig, och att ta sig ur den situationen är betydligt jobbigare än att ändra ett datum.

Beskedet på hemsidan ska gå att läsa på tre sekunder

Nästa sak besökaren gör efter att ha sett din profil är att klicka in på hemsidan. Där ska svaret finnas direkt, inte tre klick ner under Kontakt. En rad högst upp på startsidan räcker: när du stänger, när du öppnar och vad som gäller under tiden.

Tre saker gör skillnad i formuleringen:

• Skriv ut datumet. "Vi är tillbaka 27 juli" går att planera efter. "Vi är tillbaka om några veckor" gör att besökaren måste gissa — och de flesta gissar fel åt ditt håll.
• Säg vad som fortfarande fungerar. Att formuläret tas emot och besvaras när du är tillbaka är ett helt annat besked än tystnad. Då skriver folk ändå.
• Placera den där ögat landar. Överst på startsidan, i samma bredd som innehållet. En rad i sidfoten läses av ungefär ingen.

Har du bokning på sidan bör det också stå om tider efter semestern går att boka under tiden du är borta. Är du osäker på om grunderna ens sitter — öppettider, kontaktuppgifter, en sida som fungerar i mobilen — gå igenom checklistan över 10 saker din hemsida måste ha innan du lägger till semesterrutan.

Autosvar som säger något mer än att du är borta

Ett autosvar som lyder "Jag är på semester och läser inte mejlen" gör i praktiken ingen nytta. Det bekräftar bara att avsändaren ska leta vidare. Ett autosvar som är värt att skriva innehåller fyra saker:

• Datum du är tillbaka. Samma datum som står på hemsidan, så att de två inte säger emot varandra.
• När personen får svar. "Du får svar senast onsdag 29 juli" är ett löfte du kan hålla och som gör att de flesta väntar.
• Vad som gäller vid akuta ärenden. Antingen ett nummer som faktiskt är bemannat, eller en ärlig rad om att akuta ärenden inte kan tas emot alls. Båda är bättre än att lämna frågan öppen.
• Var man hittar svar under tiden. Priser, adress, vanliga frågor — länka till sidan i stället för att beskriva i mejlet.

Vad du gör före — och vad du gör när du är tillbaka

Det mesta i den här guiden har två halvor, och den andra halvan är den som glöms. Här är hela listan i ett svep:

Åtgärd	Före semestern	När du är tillbaka
Google-profilens öppettider	Avvikande öppettider vid kort stängning, tillfälligt stängt vid längre	Markera som öppet igen dag ett och kontrollera att ordinarie tider visas
Besked på hemsidan	Rad högst upp med stängningsdatum, återkomstdatum och vad som gäller	Ta bort raden samma dag — en gammal semesterruta ser ut som en övergiven sida
Autosvar på mejl	Datum, svarslöfte, akutväg och en länk till hemsidan	Stäng av det, annars svarar det åt dig i augusti också
Kontaktformulär	Skicka ett testmeddelande och se att det landar i en inkorg du öppnar	Gå igenom hela högen innan du gör något annat
Telefon och röstbrevlåda	Talsvar med exakt samma datum som hemsidan och autosvaret	Lyssna av allt och ring upp i den ordning samtalen kom
Bokningar	Bestäm om tider efter semestern ska gå att boka medan du är borta	Öppna kalendern för de veckor du stängt och fyll luckorna
Sociala medier	Ett inlägg med samma besked dagen innan du stänger	Ett inlägg om att du är igång igen, med lediga tider om du har några
Uppföljning	Boka in två timmar i kalendern på första arbetsdagen	Använd dem till högen, inte till mejl som kom samma morgon

Inlägget i sociala medier är värt en anmärkning: det försvinner snabbt ur flödet och syns i första hand för dem som redan följer dig. Det är en av skillnaderna vi går igenom i jämförelsen av hemsida vs Instagram. Beskedet på hemsidan står kvar tills du tar bort det, och det når även den som aldrig har hört talas om dig.

Formuläret ska tas emot — och faktiskt besvaras

Frestelsen att stänga av kontaktformuläret under semestern är begriplig och nästan alltid fel. Ett bortplockat formulär är ett nej till alla som hittar dig i juli, medan ett formulär som står kvar med ett tydligt besked ovanför är en förfrågan du kan svara på i lugn och ro senare.

Två saker att kontrollera innan du åker. Det första är att meddelandena verkligen kommer fram: skicka ett testmeddelande och leta i skräpposten om det inte dyker upp. Ett formulär som tyst slutat leverera är ett fel som kan ligga oupptäckt länge, och tre veckors semester är en lång tid att inte märka det. Det andra är vem som läser adressen. Går formuläret till en brevlåda som ingen öppnar förrän i augusti spelar det ingen roll att tekniken fungerar.

Veckan efter semestern är den som avgör

Allt arbete före semestern är bortkastat om högen får ligga kvar när du är tillbaka. Ta det i den här ordningen på första arbetsdagen: öppna Google-profilen igen och kontrollera tiderna, stäng av autosvaret, ta bort rutan på hemsidan. Först därefter börjar du med meddelandena. Enligt Googles hjälpsida om att redigera öppettider visas dessutom ett meddelande på profilen som bekräftar att du nyligen uppdaterat dina tider — så uppdateringen syns för kunderna, inte bara i din egen adminvy.

Sortera sedan högen efter tid i stället för efter typ. Den som skrev för tre veckor sedan ska höra av dig först, och en mening om varför det dröjde räcker gott: du hade semesterstängt och hör av dig nu. Räkna med att en del redan har löst sitt problem hos någon annan. Ring dem ändå — samtalet tar en minut och gör att de vet vem de ska ringa nästa gång.

Det är inte ledigheten som kostar kunder

Du ska ta semester, och de flesta av dina kunder gör det också. Det som kostar är profilen som säger öppet, formuläret som går till en adress ingen läser och meddelandehögen som ingen rör förrän i mitten av augusti. Hur länge du är borta spelar mindre roll än om någon la den där halvtimmen innan och de två timmarna efter.

Och håller du öppet hela juli behöver du inget av det här. Då är sommarens viktigaste uppgift den motsatta: se till att din profil och din hemsida verkligen säger att du har öppet, medan många i din bransch har stängt. Just i juli är det beskedet värt mer än vanligt.